内容証明郵便で送る支払い請求の督促状とは？

支払い請求の督促状は内容証明郵便で送ると良い

一言で“債権”と言ってもその内容は様々です。債務者が約束通り返済してくれとは限らず、トラブルになることは多々あります。債権を回収できない場合、支払いを請求する必要がありますが、その際まず行うべきなのが内容証明郵便による督促です。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は「手紙を出したこと」、「手紙を出した日付」「手紙の内容」を公的に示すことができる郵便です。内容証明郵便による支払い請求は裁判所を介さずに簡単に行えるため、債権回収の一手段として広く利用されています。

単に内容を証明する役割の郵便

内容証明郵便とはその名の通り内容を証明してくれる、特殊取り扱い郵便です。ただ内容証明はあくまでも「文書の存在とその内容を日本郵便が第三者として証明する」ものであり、記述内容の正当性を保証する性質のものではない点に留意する必要があります。

内容証明郵便に記載する内容についての制限はなく、不動産売買にける契約解除通知や、借家契約の家賃請求、クーリングオフの通知等、契約解除や債権回収で使用されることが多いです。

内容証明郵便の効果

では、そんな内容証明郵便で支払い請求の督促状を送るとどういった効果があるのでしょうか。

心理的なプレッシャーを与える

内容証明郵便は特殊な郵便であるため、債権者の“覚悟”を示し受け取った債務者に心理的なプレッシャーを与える効果があります。それまで何度も支払いの催促をしても、返事をしてこなかった債務者に内容証明郵便を送った途端、債務者の方から分割払いの申し出など、返済の相談を持ち掛けてくるケースはあるのです。

証拠を残せる

一般的な郵便だと、後々そんな郵便は送られてきていないと債務者に白を切られ兼ねませんが、内容証明郵便を利用した場合、内容の写しが郵便局に証拠として保管されているので、揉めずに済みます。特に、債権回収が裁判にまで至った場合、証拠になります。

債権の時効の中断ができる

債権には時効がありますが、時効の前に、内容証明郵便で支払い請求し、６ヵ月以内に裁判を起こして請求すると時効を中断できます。内容証明郵便での時効の中断は６ヵ月なので覚えておきましょう。

確定日付を残せる

内容証明郵便で債務者に督促を通知した日付（確定日付）を公に証明することができます。後に、確定日付が必要になることがあるので、そういった意味では重要です。

督促の費用が安く済む

内容証明郵便のメリットの一つが、色々な債権回収方法の中でも費用が安く済むことです。

内容証明郵便にかかるのは内容証明料430円に郵送料82円、一般書留料の430円に配達証明料を加えた値段です。配達証明に関してはオプションですが、付けておくのが賢明でしょう。値段は差出時に付ければ310円、差出後なら430円です。枚数に制限はなく、最初の一枚には430円が、以後1枚ごとに260円がかかります。例えば3枚で差出時に配達証明を付けた場合なら430+260×2+430(書留料)+82(郵送料)で1462円がかかります。他の債権回収方法と比較しても、費用は安くあがります。

内容証明郵便で支払い請求の督促状を送り方

では、内容証明郵便で支払い請求の督促状を送るにはどうすれば良いのでしょうか。ここではその手順や書き方等を具体的に解説します。

内容証明郵便の作成から送付まで

内容証明郵便を送る機会は頻繁にはありませんので、書き方を詳細に把握している人は少数派でしょう。そこでここでは、書き方のポイントや送るまでの流れを解説します。

最低3通必要になる

内容証明郵便では受取人が1人の場合でも同じ内容の手紙が3通必要になります。郵便局では、内1通を受取人に送り1通を保管、そして残る1通は差出人に返却することになっているためです。つまり相手方の数+2通必要になるのです。なお用紙に指定はなく、コピーでも問題ありません。
基本的には通常の手紙の様な頭語や前文などは不要です。必要事項を確実に、分かりやすく記載する様にしましょう。原則として主観的な感情や背景事情等は省いた方が良いです。あくまでも必要事項だけを書く様にしましょう。

1枚に書ける文字数が決まっている

内容証明郵便では、1枚に書ける文字数が決まっています。1枚520字以内で、1行当たりの文字数、1枚当たりの行数が決まっています。具体的には次の通りです。

縦書きの場合

1行20字以内、1枚26行以内

横書きの場合

1行20字以内、1枚26行以内
1行13字以内、1枚40行以内
1行26字以内、1枚20行以内

ただ、これらの制限をぴったり守らなくてはいけないわけではありません。
内容に誤りがあっても一旦送ってしまえば撤回はできません。ミスがあると相手に隙を与えるので、誤字脱字はもちろんのこと、事実関係をきちんと確かめてから送るようにしましょう。

郵便局へもっていく

こうして作成した同文の書面を3通と、差出人、受取人の氏名や住所を記した封筒を郵便局へ持参します。小さな郵便局では内容証明郵便の取り扱いがないところもあるので、事前に確認しておく必要があります。

内容証明郵便の書き方についてのポイント

内容証明郵便を書くに際して、この他にもちょっとしたポイントがあります。ここではそんな、知って得するポイントを紹介します。

相手とのこれからの関係性も考えよう

内容証明郵便では一般的な手紙に入れる頭語や前文、結び言葉等相手を思いやる文言は入れません。しかし相手と親しい間柄であったり、以後も深くかかわる場合、または良好な関係で解決したい場合等は挨拶分を入れても良いでしょう。文章全体の雰囲気が柔らかくなります。

金額を偽造されないためのポイント

また金額を偽造されないための書き方のコツがあります。それは例えば100万円としたい場合、「金」と「也」で挟み、“金100万円也”とすることです。こうすれば相手方が0を一つ消して10万円とすることを防げます。

ネットによる内容証明郵便で督促も可能

また、内容証明郵便をインターネット上で送る「電子内容証明郵便制度」もあります。近隣に内容証明郵便を扱う郵便局がない場合等は非常に便利です。

電子内容証明郵便とは

電子内容証明郵便は内容証明郵便を電子化し、24時間インターネット上で受付するサービスです。2001年2月から新東京郵便局を中心に開始しました。

手続き時間が大幅に短縮できる

紙面の内容証明郵便の場合は、同じ文面のものを3部作成する必要がありますし、郵便局員が実際に文書を読んでミスがないか確認した後に発送するため、ある程度の時間がかかります。しかしこのサービスでは文書データを送信すれば自動的に3部作成してくれるので手続き時間が大幅に短縮可能なのです。

24時間利用できる

また紙面で送る場合は郵便局が開いている時間帯でなければ受付はできませんが、電子内容証明郵便では24時間受付可能です。特に時間がない人には非常に便利と言えるでしょう。加えてネット環境があれば利用可能なので、近隣に内容証明郵便を取り扱う郵便局がない場合等も有用と言えます。

電子内容証明郵便の利用の手順

電子内容証明郵便を利用するには、まずは利用者登録が必要です。
日本郵便の電子内容証明郵便のページから登録します。利用料金はクレジットカード払い、もしくは料金後納から選択することになります。クレジットカード払いの場合すぐに利用できますが、料金後納を選択すると認証が必要なため、利用開始までに時間がかかります。
https://e-naiyo.post.japanpost.jp/enaiyo_kaiin/enaiyo/enkn110/engm111.xhtml#

文書の作成

電子内容証明郵便の場合、書き方に色々と制限があります。電子内容証明郵便で送る文書はMicrosoftのWordで作成したものに限られます。用紙設定は縦向き・横向きは問いませんが、縦向きの場合は横書き、横向きの場合は縦書きでなければなりません。サイズはA４限定で、余白は縦向きの場合上・左右に1.5cm以上、下に7cm以上、横向きの場合上下・右に1.5cm以上、左に7cm以上必要等、決まりがあります。文字の装飾も「太字」と「斜体」以外認められていません。文字サイズは10.5ポイント以上、145ポイント以下に限定されます。紙の内容証明郵便と最も大きな違いは枚数制限がある点で、電子内容証明郵便では最大5枚となっています。

内容証明郵便について覚えておくべきこと

ここまでで、内容証明郵便の書き方や出し方、心理的圧力はかけられるものの法的拘束力は持たないことは分かったでしょう。最後に利用に際して覚えておくべきことを解説します。

内容証明郵便のデメリットとは

内容証明郵便は、低コストで行え、心理的プレッシャーを与えることができるなどのメリットがある反面、デメリットもあります。

かえって不利な状況になるリスクも

内容証明郵便の文面や内容が必要以上に威圧的、もしくは無茶な要求であった場合、それは主張の域を超え、脅迫罪、もしくは恐喝罪に問われるリスクがあります。また書面に残さず口約束でお金を貸しつけていた場合に、実際の額は100万円であるのに、うっかりして10万円と記載してしまえば、それも証拠となり相手方は10万円しか返済しないことも考えられるため、記述内容には細心の注意が必要です。

法的拘束力を持たない

前述の通り内容証明郵便はあくまでも内容を証明する役割を果たすに過ぎません。つまり、法的拘束力を持たないのです。そのため、債務者が支払いに応じないケースも少なくありません。特に相手が悪質な業者等の場合はなおのことです。

内容証明郵便の効果を高めるには

そんな内容証明郵便ですが、やり方次第で効果をアップさせたりすることができます。
内容証明郵便には受取人に心理的なプレッシャーを与える効果があることは前述しましたが、これに関して、その効果をより高める方法があるのです。それは、弁護士の名前で送ることです。内容証明郵便は法的拘束力を持たないので、相手方が反応しない可能性も十分にあります。しかし送り主が弁護士であれば、個人が送るよりも動揺するかもしれません。裁判所内の郵便局から送った場合も同様の効力があるでしょう。もちろん法的拘束力を付加できるわけではありませんが、効果が高まることは間違いありません。

ここで注意したいのは、もし弁護士の名前で内容証明郵便を使いたい場合、弁護士に交渉も依頼することです。交渉をお願いすることで、はじめて弁護士の名前が載ります。

専門業者に依頼することも可能

内容証明郵便は個人で行うのが通常ですが、代行サービスを利用する方法もあります。専門業者に依頼すれば、作成の手間を省くことができます。また、きちんと法的根拠に基づき作成してくれるので、誤った内容を記載して後々不利益が生じることもないでしょう。費用はかかりますが、検討してみても良いでしょう。

内容証明郵便での督促で分からないことは弁護士に相談

低コストで心理的圧力を相手にかけられる内容証明郵便ですが、誤った内容を記載してしまうと、それも証拠として残ってしまいます。間違った内容がかえって不利に働くことがあるので、督促する前に、事実関係を見直し、内容に間違いがないかしっかり確認するようにしましょう。また、内容証明郵便での督促について分からないことは、法律のプロである弁護士に相談すると安心です。